Så här får du ut produktivitetsvinsterna från ert Office 365

Det finns stora produktivitetsvinster att göra med Office 365, speciellt om ni har någon av enterpriseversionerna.

Allt för ofta träffar vi företag och orginisationer som betalar för Office 365 men inte använder det. Eller som använder det på ett onödigt omständligt sätt. Eller använder bara en bråkdel av de funktioner som de faktiskt skulle ha nytta av. Det blir vi ledsna över.

En utmaning är ironiskt nog att de många möjligheterna gör det svårt att få ut fördelarna. Det finns helt enkelt för mycket.

I denna bloggpost vill vi tipsa om ett sätt för hur ni praktiskt och konkret kan öka er produktivitet med hjälp av Office 365.

Ett dignande smörgåsbord

Office 365 kan liknas vid ett smörgåsbord – det finns något för alla smaker. Det finns till exempel olika applikationer som i princip har samma funktion och uppfyller samma behov, exempelvis för:

  • Instant messaging. Ska vi använda Yammer, Chat eller Skype? Och vilket passar bäst i vilket sammanhang.
  • Internkommunikation. Ska vi använda X, Y eller Z?
  • Samarbete; X, Y, Z
  • Fildelning; X, Y

Det här brukar skapa förvirring bland användarna och resulterar ofta i att applikationerna inte utnyttjas alls, varpå företaget inte får de produktivitetsvinster de strävade efter.

Lägg sedan till möjligheterna att skapa Work Flows (länk till post om Work Flows) genom att kombinera olika verktyg med varandra och styra flöden av kommunikation. Då blir pusslet ännu mer komplext. Men det är samtidigt här de allra största produktivitetsvinsterna ligger, både på individ och företagsnivå.

Kartläggning är lösningen

För få ut fördelarna av Office 365 gäller det att plocka ihop de delar som ditt företag har nytta av. Det gör du bäst genom att göra en kartläggning:

  • Kartlägg behoven för ditt företag
  • Utifrån behovskartan välj ut den kombination av applikationer som möter behoven.

När vi hjälper företag att införa Office 365 så gör vi ofta en sådan kartläggning åt dem. Det innebär att de får de funktioner de behöver och slipper betala för onödiga licenser. De kommer igång snabbt med användandet av applikationer som höjer deras produktivitet. Vi brukar också kunna bidra med idéer för work flows som ger ytterligare produktivitetsvinster och som är svåra att komma på själv.

En kartläggning ger en tydlighet över vad som ska användas, när och hur. Det i sin tur gör det enklare att förklara och förankra de nya sätten att arbeta bland medarbetarna.

Gör en kartläggning för ditt företag

I regel gör vi kartläggningen uppdelat på olika områden. Du kanske exempelvis har identifierat ett behov av effektivare möten. Med hjälp av våra mallar och metodik tar vi fram vilka verktyg och hur de skall användas för att ni skall ha effektivare möten.

I vår erfarenhet är en ”kartläggning av behov mappat mot funktioner” lösningen till många av de utmaningar som företag möter vad gäller Office 365. Det gör en enorm skillnad för ett företags möjligheter att få ut nyttan från tjänsten, oavsett om du redan betalar för Office 365 eller står inför beslutet att skaffa tjänsten.

Hittills har vi bara gjort kartläggningar one-on-one. Men inom kort funderar vi på att erbjuda möjligheten för fler företag i formen av en halvdags workshop.

I en sådan workshop skulle vi visa hur en kartläggning går till och hjälpa dig att ta fram en kartläggning för ditt företags användning av Office 365.

Skulle du vara intresserad av en sådan workshop? Mejla mig i så fall din respons så får vi en indikation på om vi ska gå vidare med våra planer.

Flytta till Molnet